RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 9/2022

(Disponibilizado em 22/3/2022, no DEJT, Caderno Administrativo)

Institui a Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA PRIMEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, tendo em vista o decidido, por unanimidade, pelo Órgão Especial, reunido em Sessão Ordinária, no dia 17 de março de 2022,

CONSIDERANDO o disposto nos incisos X e XII do art. 5º da Constituição da República, que instituem os direitos à privacidade,

CONSIDERANDO os termos da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;

CONSIDERANDO os termos da Lei nº 12.965, de 23 de abril de 2014 - Marco Civil da Internet, e do Decreto 8.771, de 11 de maio de 2016;

CONSIDERANDO os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 121, de 05 de maio de 2010 e a Resolução CNJ 215, de 16 de dezembro de 2015, e

CONSIDERANDO a Recomendação CNJ 73, de 20 de agosto de 2020;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 363, de 12 de janeiro de 2021;

CONSIDERANDO a Resolução CSJT nº 309, de 24 de setembro de 2021;

CONSIDERANDO o Ato TRT/RJ nº 50/2021, de 14 de junho de 2021;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituída, no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, a Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais - PPPDP.

Parágrafo único. Esta Política será administrada pelo Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, no exercício das atribuições de controlador, e pelo Comitê Gestor de Proteção de Dados Pessoais - CGPD, estabelecido pelo Ato TRT/RJ nº 50/2021.

CAPÍTULO I - DO ESCOPO

Art. 2º Esta Política regula a proteção de dados pessoais nas atividades jurisdicionais e administrativas do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, bem como no relacionamento do Tribunal com desembargadores, magistrados, advogados, membros do Ministério Público, jurisdicionados, servidores, colaboradores, fornecedores e demais usuários.

§1º Os dados pessoais coletados e tratados nos sítios eletrônicos e sistemas judiciais e administrativos do Tribunal poderão ser regulados por atos normativos específicos, que deverão ser interpretados de acordo com esta Política.

§2º Os portais do Tribunal na internet poderão utilizar arquivos (cookies) para registrar e gravar, no computador do usuário, as preferências e navegações realizadas nas respectivas páginas, para fins estatísticos e de aprimoramento dos serviços, desde que obtido o consentimento do titular.

Art. 3º São objetivos desta Política definir e divulgar as regras de proteção e tratamento de dados pessoais pelo Tribunal, e prover diretrizes para a atuação do CGPD.

Art. 4º Os termos, expressões e definições utilizados nesta Política serão aqueles conceituados na LGPD.

CAPÍTULO II - DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Art. 5º A aplicação desta Política será pautada pelo dever de boa-fé e pela observância dos princípios previstos no art. 6º da LGPD:

I - finalidade;

II - adequação;

III - necessidade;

IV - livre acesso;

V - qualidade dos dados;

VI - transparência;

VII - segurança;

VIII - prevenção;

IX - não discriminação; e

X - responsabilização e prestação de contas.

Art. 6º O tratamento de dados pessoais pelo Tribunal deve atender a sua finalidade pública, com o objetivo de executar suas atribuições legais e regimentais.

Parágrafo único. O Regimento Interno do Tribunal e as demais normas de organização judiciária definem as funções e atividades que constituem as finalidades e os critérios balizadores do tratamento de dados pessoais para fins desta Política.

Art. 7º O Tribunal poderá, nas atividades voltadas ao estrito exercício de suas competências legais e constitucionais, proceder ao tratamento de dados pessoais independentemente de consentimento dos titulares.

Parágrafo único. No exercício de atividades administrativas não vinculadas diretamente ao exercício das competências legais e regimentais, o Tribunal deverá obter o consentimento dos titulares para o tratamento de dados pessoais.

Art. 8º Os contratos firmados pelo Tribunal com terceiros, para o fornecimento de produtos ou a prestação de serviços necessários a suas operações, poderão, diante de suas particularidades, ser regidos por disciplina própria de proteção de dados pessoais, a qual estará disponível para consulta.

Art. 9º Os dados pessoais tratados pelo Tribunal serão:

I - protegidos por procedimentos internos, com trilhas de auditoria para registrar autorizações, utilização, impactos e violações;

II - mantidos disponíveis, exatos, adequados, pertinentes e atualizados, sendo retificado ou eliminado o dado pessoal mediante informação ou constatação de impropriedade respectiva ou face a solicitação de remoção, devendo a neutralização ou descarte do dado observar as condições e períodos da tabela de prazos de retenção de dados;

III - compartilhados somente para o exercício das atividades voltadas ao estrito exercício de suas competências legais e regimentais, ou para atendimento de políticas públicas aplicáveis; e

IV - revistos em periodicidade mínima anual, sendo de imediato eliminados aqueles que já não forem necessários, por terem cumprido sua finalidade ou por ter se encerrado o seu prazo de retenção.

Art. 10. A informação sobre o tratamento de dados pessoais sensíveis ou referentes a crianças ou adolescentes estará disponível em linguagem clara, simples, concisa, transparente, inteligível e acessível, na forma da lei e de acordo com as regras do regime de tramitação sob segredo de justiça.

Art. 11. A responsabilidade do Tribunal pelo tratamento de dados pessoais estará circunscrita aos deveres decorrentes do exercício de suas atribuições legais e institucionais e do emprego de boas práticas de governança e de segurança da informação.

Art. 12. O Tribunal zelará para que o titular do dado pessoal usufrua dos direitos assegurados pela LGPD, informando adequadamente os procedimentos necessários à sua fruição em seu sítio eletrônico e materiais de divulgação específicos.

CAPÍTULO III - DOS AGENTES DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Art. 13. A União, por intermédio do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, é a controladora dos dados pessoais.

Parágrafo único. No exercício das atribuições de controlador, o Tribunal será representado por seu Desembargador Presidente e, em seus afastamentos, por seu substituto, na forma definida no Regimento Interno.

Art. 14. O Tribunal poderá requisitar, a qualquer tempo e desde que não seja objeto de sigilo ou proteção legal, informações a respeito do tratamento dos dados pessoais confiados a fornecedores de produtos ou serviços.

Parágrafo único. Os fornecedores de produtos ou serviços serão considerados Operadores e deverão aderir a esta Política, além de cumprir os deveres legais e contratuais respectivos, dentre os quais se incluirão os seguintes:

I - assinar contrato ou termo aditivo com cláusulas específicas sobre proteção de dados pessoais definidas pelo Tribunal;

II - aplicar medidas técnicas e administrativas adequadas de segurança para a proteção dos dados pessoais, nos termos definidos na legislação, em normas administrativas do Tribunal e nos instrumentos contratuais;

III - manter os registros de tratamento de dados pessoais que realizar, com condições de rastreabilidade e de fornecer prova eletrônica a qualquer tempo;

IV - seguir fielmente as diretrizes e instruções transmitidas pelo Tribunal;

V - facultar acesso a dados pessoais somente para o pessoal autorizado que tenha estrita necessidade e que tenha assumido compromisso formal de preservar a confidencialidade e segurança de tais dados, devendo a prova do compromisso estar disponível em caráter permanente para exibição ao Tribunal, mediante solicitação;

VI - permitir a realização de auditorias, incluindo inspeções pelo Tribunal ou por auditor autorizado, e disponibilizar toda a informação necessária para demonstrar o cumprimento das obrigações estabelecidas;

VII - auxiliar, em toda providência que estiver ao seu alcance, no atendimento pelo Tribunal, de obrigações perante titulares de dados pessoais, autoridades competentes ou quaisquer outros legítimos interessados;

VIII - comunicar formalmente e de imediato ao Encarregado do Tribunal, por intermédio do fiscal ou gestor do contrato, a ocorrência de qualquer risco, ameaça ou incidente de segurança que possa acarretar comprometimento ou dano potencial ou efetivo a titular de dados pessoais, evitando atrasos por conta de verificações ou inspeções;

IX - descartar de forma irrecuperável, ou devolver para o Tribunal, todos os dados pessoais e as cópias existentes, após a satisfação da finalidade respectiva ou o encerramento do tratamento por decurso de prazo ou por extinção de vínculo legal ou contratual.

Art. 15. A função de Encarregado pelo tratamento de dados pessoais será exercida por magistrado indicado pela Presidência do Tribunal.

§1º. Os pedidos de titulares dos dados serão dirigidos à Ouvidoria do Tribunal, que os receberá e, indicando a pertinência à temática da proteção de dados pessoais, encaminhará ao Encarregado para análise.

§2º. O Encarregado examinará os pedidos e os encaminhará à Presidência do Tribunal, com parecer e proposta fundamentada de solução.

Art. 16. O Encarregado contará com apoio efetivo de Comitês, Comissões ou Grupos de Trabalho instituídos com a finalidade de estabelecer regras de segurança, de boas práticas e de governança, e procedimentos envolvendo a proteção de dados pessoais para o adequado desempenho de suas funções.

Art. 17. O Tribunal poderá padronizar modelos de comunicação para utilização pelo Encarregado no atendimento de solicitações ou dúvidas de titulares de dados pessoais e demais procedimentos organizacionais visando a assegurar a celeridade.

Art. 18. São Operadores no âmbito do Tribunal as pessoas naturais ou jurídicas, de direito público ou privado, que realizarem operações de tratamento de dados pessoais em nome do respectivo Controlador.

CAPÍTULO IV - DA SEGURANÇA E BOAS PRÁTICAS

Art. 19. O Tribunal deverá dispor de Política de Segurança da Informação que especifique e determine a adoção de medidas técnicas e administrativas de segurança para a proteção de dados pessoais contra acessos não autorizados, situações acidentais ou incidentes culposos ou dolosos de destruição, perda, adulteração, compartilhamento indevido ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Art. 20. O Tribunal adotará boas práticas e governança voltadas a orientar comportamentos adequados e a mitigar os riscos de comprometimento de dados pessoais.

Art. 21. O Encarregado deverá manter a direção do Tribunal informada a respeito de aspectos e fatos significativos e de interesse para conhecimento pelas instâncias respectivas.

Art. 22. A Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais deve ser revista em intervalos planejados não superiores a 12 (doze) meses, a partir da data de sua publicação, ou ante a ocorrência de alguma das seguintes condições:

I - edição ou alteração de leis ou regulamentos relevantes;

II - alteração de diretrizes estratégicas pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho;

III - mudanças significativas na arquitetura de tecnologia da informação e comunicação;

IV - análise de risco que indique a necessidade de modificação na Política para readequação da organização visando prevenir ou mitigar riscos relevantes.

Art. 23. O processo de análise para determinar a adequação, suficiência e eficácia dos documentos da Política de Proteção de Dados Pessoais deve ser formalizado com o registro de diagnósticos e sugestões, assim como das aprovações respectivas.

CAPÍTULO V - DA FISCALIZAÇÃO

Art. 24. O Tribunal deverá definir os procedimentos e mecanismos de fiscalização do cumprimento desta Política.

Art. 25. O Tribunal cooperará com fiscalizações promovidas por terceiros legitimamente interessados, desde que sejam observadas as seguintes condições:

I - sejam informadas em tempo hábil;

II - tenham motivação objetiva e razoável;

III - não afetem a proteção de dados pessoais não abrangidos pelo propósito da fiscalização; e

IV - não causem impacto, dano ou interrupção nos equipamentos, pessoal ou atividades do Tribunal.

Parágrafo único. A inobservância da presente Política de Proteção de Dados Pessoais acarretará a apuração da responsabilidade penal, civil e administrativa prevista nas normas internas do Tribunal e na legislação em vigor.

CAPÍTULO VI - DA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS DE MAGISTRADOS, DE SERVIDORES E DE COLABORADORES

Art. 26. A proteção de dados pessoais de magistrados, de servidores e de colaboradores deverá observar as determinações fixadas pelo Conselho Nacional de Justiça e pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, na forma da legislação e regulamentação vigentes.

CAPÍTULO VII - DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal.

Art. 28. Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Sala de Sessões, 17 de março de 2022

EDITH TOURINHO

Desembargadora Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região